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Avis déposé le 17 janv. 2020

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Résumé

  • Utilisez un processus d'écriture.
  • Développer un style.
  • Mettre en forme les documents de manière appropriée.
  • Gardez des outils d'écriture à portée de main.

Une bonne écriture joue un rôle clé dans le succès d'une entreprise. Les documents écrits servent souvent de premier contact avec des clients potentiels, tandis que les documents et la correspondance quotidienne constituent le cœur de la plupart des relations commerciales. Une écriture bâclée peut être un facteur décisif. Donc, que vous vous considériez comme une « personne qui parle » ou que vous craigniez de toucher au clavier, il est important de développer de solides compétences en écriture.

Utiliser un processus d'écriture

Ne vous attendez pas à vous asseoir et à produire un document parfait. Bien écrire demande de la planification.

  • Tout d'abord, déterminez l'idée principale que vous souhaitez transmettre et écrivez-la en une ou deux phrases.
  • Élaborez un plan qui soutient l'idée et répond à toutes les questions de base : qui, quoi, quand, où et pourquoi. Un contour constitue l'épine dorsale du produit fini. Sans un, votre document peut divaguer, ce qui fait que les lecteurs manquent le point.
  • Vous pouvez également essayer de créer un rituel pour vous mettre dans l'état d'esprit "écrire". Une respiration profonde, la prise d'un stylo spécial ou la visualisation du produit fini réussi pourraient aider. 

Lorsque vous avez fini d'écrire votre document, lisez-le à voix haute. Si une phrase ou un mot semble gênant, révisez-le. Mais vous ne pouvez pas arriver à ce point sans utiliser d'abord ces stratégies supplémentaires.    

Développer un style

Travaillez à développer un style simple et cohérent que vous pouvez appliquer à tous vos écrits professionnels.

  • Portez une attention particulière à chaque expression que vous utilisez. Attention aux mots inutiles. Par exemple, au lieu d'écrire « Nous accusons réception de votre lettre », vous pouvez écrire « Nous avons reçu votre lettre » ou « Merci d'avoir envoyé votre lettre ».
  • Résister à l'utilisation de termes bureaucratiques, "corporatespeak," ou gros mots inutiles. Au lieu de « optimal », par exemple, utilisez « meilleur ». Minimisez le jargon et les acronymes. 
  • Décomposez les longs paragraphes et coupez les phrases interminables ou redondantes. L'écriture paresseuse peut faire perdre des lecteurs. Personne ne veut passer 10 minutes à relire une phrase avant de la comprendre.
  • Allez droit au but dans des lettres, des mémos et des courriels.
  • Utilisez la voix active aussi souvent que possible. Cela aidera à rendre votre écriture concise et à faire avancer le lecteur dans le document. Par exemple, au lieu d'écrire « Les propositions seront examinées par le comité de sélection », vous devriez écrire « Le comité de sélection examinera les propositions ».
  • Évitez l'humour inapproprié. Si vous devez inclure une blague ou un commentaire dans un e-mail, laissez-le pour la fin. 

Mettre en forme les documents de manière appropriée

Formatez vos documents pour qu'ils soient faciles à lire et adaptés au type de document avec lequel vous travaillez.

  • Utilisez des polices serif telles que Times New Roman pour le texte. Ils sont plus faciles à lire. (Les empattements sont les petites "queues" ou fioritures sur les lettres.) Essayez de limiter les polices sans empattement telles que Arial aux en-têtes ou aux légendes.
  • Laissez les marges irrégulières plutôt que justifiées.
  • Gardez des paragraphes courts pour éviter d'intimider les blocs de texte. Variez le nombre de lignes par paragraphe pour rendre le document plus intéressant à regarder.
  • Utilisez des listes à puces et des sous-titres pour rendre le matériel compliqué plus facile à comprendre et pour ajouter un attrait visuel.
  • Le cas échéant, utilisez des graphiques, des cartes ou d'autres dispositifs pour aider à transmettre des informations importantes, mais évitez d'encombrer le document.
  • Dans les e-mails, supprimez les en-têtes inappropriés et laissez le message d'origine afin que le lecteur puisse mettre votre réponse en contexte. N'oubliez pas que même si les e-mails peuvent être plus informels, ils constituent toujours une correspondance commerciale. Assurez-vous d'inclure une salutation et de terminer par une approbation courtoise.

Gardez des outils d'écriture à portée de main

Les correcteurs orthographiques informatiques peuvent être très utiles, mais ne comptez pas sur eux pour détecter toutes vos erreurs. Gardez quelques outils d'écriture de base à portée de main.

  • Achetez un bon dictionnaire et un thésaurus.
  • Utilisez un manuel de style tel que le Chicago Manuel de style ou la Livre de style de l'Associated Press  à titre indicatif. Un guide de style peut fournir des indications telles que les mots à mettre en majuscule et quand les abréger. Demandez à vos clients s'ils ont une préférence.
  • Si possible, demandez à un éditeur technique de réviser votre travail.

Rappelez-vous que pour bien écrire, il faut de la patience et de la pratique. La lecture d'exemples de bonne écriture - des romans aux supports marketing - peut également être inestimable pour améliorer votre propre écriture. 

Par Kristen Knight
Source : The Gail Tycer Company, www.gailtycer.com ; Le service éditorial du groupe Roberts, www.editorialservice.com ; Écriture commerciale efficace par Patrick Forsyth. Kogan Page, Ltd, 2009 ; The Business Style Handbook (2e éd.) Par Helen Cunningham et Brenda Greene. Les sociétés McGraw-Hill, 2012.

Résumé

  • Utilisez un processus d'écriture.
  • Développer un style.
  • Mettre en forme les documents de manière appropriée.
  • Gardez des outils d'écriture à portée de main.

Une bonne écriture joue un rôle clé dans le succès d'une entreprise. Les documents écrits servent souvent de premier contact avec des clients potentiels, tandis que les documents et la correspondance quotidienne constituent le cœur de la plupart des relations commerciales. Une écriture bâclée peut être un facteur décisif. Donc, que vous vous considériez comme une « personne qui parle » ou que vous craigniez de toucher au clavier, il est important de développer de solides compétences en écriture.

Utiliser un processus d'écriture

Ne vous attendez pas à vous asseoir et à produire un document parfait. Bien écrire demande de la planification.

  • Tout d'abord, déterminez l'idée principale que vous souhaitez transmettre et écrivez-la en une ou deux phrases.
  • Élaborez un plan qui soutient l'idée et répond à toutes les questions de base : qui, quoi, quand, où et pourquoi. Un contour constitue l'épine dorsale du produit fini. Sans un, votre document peut divaguer, ce qui fait que les lecteurs manquent le point.
  • Vous pouvez également essayer de créer un rituel pour vous mettre dans l'état d'esprit "écrire". Une respiration profonde, la prise d'un stylo spécial ou la visualisation du produit fini réussi pourraient aider. 

Lorsque vous avez fini d'écrire votre document, lisez-le à voix haute. Si une phrase ou un mot semble gênant, révisez-le. Mais vous ne pouvez pas arriver à ce point sans utiliser d'abord ces stratégies supplémentaires.    

Développer un style

Travaillez à développer un style simple et cohérent que vous pouvez appliquer à tous vos écrits professionnels.

  • Portez une attention particulière à chaque expression que vous utilisez. Attention aux mots inutiles. Par exemple, au lieu d'écrire « Nous accusons réception de votre lettre », vous pouvez écrire « Nous avons reçu votre lettre » ou « Merci d'avoir envoyé votre lettre ».
  • Résister à l'utilisation de termes bureaucratiques, "corporatespeak," ou gros mots inutiles. Au lieu de « optimal », par exemple, utilisez « meilleur ». Minimisez le jargon et les acronymes. 
  • Décomposez les longs paragraphes et coupez les phrases interminables ou redondantes. L'écriture paresseuse peut faire perdre des lecteurs. Personne ne veut passer 10 minutes à relire une phrase avant de la comprendre.
  • Allez droit au but dans des lettres, des mémos et des courriels.
  • Utilisez la voix active aussi souvent que possible. Cela aidera à rendre votre écriture concise et à faire avancer le lecteur dans le document. Par exemple, au lieu d'écrire « Les propositions seront examinées par le comité de sélection », vous devriez écrire « Le comité de sélection examinera les propositions ».
  • Évitez l'humour inapproprié. Si vous devez inclure une blague ou un commentaire dans un e-mail, laissez-le pour la fin. 

Mettre en forme les documents de manière appropriée

Formatez vos documents pour qu'ils soient faciles à lire et adaptés au type de document avec lequel vous travaillez.

  • Utilisez des polices serif telles que Times New Roman pour le texte. Ils sont plus faciles à lire. (Les empattements sont les petites "queues" ou fioritures sur les lettres.) Essayez de limiter les polices sans empattement telles que Arial aux en-têtes ou aux légendes.
  • Laissez les marges irrégulières plutôt que justifiées.
  • Gardez des paragraphes courts pour éviter d'intimider les blocs de texte. Variez le nombre de lignes par paragraphe pour rendre le document plus intéressant à regarder.
  • Utilisez des listes à puces et des sous-titres pour rendre le matériel compliqué plus facile à comprendre et pour ajouter un attrait visuel.
  • Le cas échéant, utilisez des graphiques, des cartes ou d'autres dispositifs pour aider à transmettre des informations importantes, mais évitez d'encombrer le document.
  • Dans les e-mails, supprimez les en-têtes inappropriés et laissez le message d'origine afin que le lecteur puisse mettre votre réponse en contexte. N'oubliez pas que même si les e-mails peuvent être plus informels, ils constituent toujours une correspondance commerciale. Assurez-vous d'inclure une salutation et de terminer par une approbation courtoise.

Gardez des outils d'écriture à portée de main

Les correcteurs orthographiques informatiques peuvent être très utiles, mais ne comptez pas sur eux pour détecter toutes vos erreurs. Gardez quelques outils d'écriture de base à portée de main.

  • Achetez un bon dictionnaire et un thésaurus.
  • Utilisez un manuel de style tel que le Chicago Manuel de style ou la Livre de style de l'Associated Press  à titre indicatif. Un guide de style peut fournir des indications telles que les mots à mettre en majuscule et quand les abréger. Demandez à vos clients s'ils ont une préférence.
  • Si possible, demandez à un éditeur technique de réviser votre travail.

Rappelez-vous que pour bien écrire, il faut de la patience et de la pratique. La lecture d'exemples de bonne écriture - des romans aux supports marketing - peut également être inestimable pour améliorer votre propre écriture. 

Par Kristen Knight
Source : The Gail Tycer Company, www.gailtycer.com ; Le service éditorial du groupe Roberts, www.editorialservice.com ; Écriture commerciale efficace par Patrick Forsyth. Kogan Page, Ltd, 2009 ; The Business Style Handbook (2e éd.) Par Helen Cunningham et Brenda Greene. Les sociétés McGraw-Hill, 2012.

Résumé

  • Utilisez un processus d'écriture.
  • Développer un style.
  • Mettre en forme les documents de manière appropriée.
  • Gardez des outils d'écriture à portée de main.

Une bonne écriture joue un rôle clé dans le succès d'une entreprise. Les documents écrits servent souvent de premier contact avec des clients potentiels, tandis que les documents et la correspondance quotidienne constituent le cœur de la plupart des relations commerciales. Une écriture bâclée peut être un facteur décisif. Donc, que vous vous considériez comme une « personne qui parle » ou que vous craigniez de toucher au clavier, il est important de développer de solides compétences en écriture.

Utiliser un processus d'écriture

Ne vous attendez pas à vous asseoir et à produire un document parfait. Bien écrire demande de la planification.

  • Tout d'abord, déterminez l'idée principale que vous souhaitez transmettre et écrivez-la en une ou deux phrases.
  • Élaborez un plan qui soutient l'idée et répond à toutes les questions de base : qui, quoi, quand, où et pourquoi. Un contour constitue l'épine dorsale du produit fini. Sans un, votre document peut divaguer, ce qui fait que les lecteurs manquent le point.
  • Vous pouvez également essayer de créer un rituel pour vous mettre dans l'état d'esprit "écrire". Une respiration profonde, la prise d'un stylo spécial ou la visualisation du produit fini réussi pourraient aider. 

Lorsque vous avez fini d'écrire votre document, lisez-le à voix haute. Si une phrase ou un mot semble gênant, révisez-le. Mais vous ne pouvez pas arriver à ce point sans utiliser d'abord ces stratégies supplémentaires.    

Développer un style

Travaillez à développer un style simple et cohérent que vous pouvez appliquer à tous vos écrits professionnels.

  • Portez une attention particulière à chaque expression que vous utilisez. Attention aux mots inutiles. Par exemple, au lieu d'écrire « Nous accusons réception de votre lettre », vous pouvez écrire « Nous avons reçu votre lettre » ou « Merci d'avoir envoyé votre lettre ».
  • Résister à l'utilisation de termes bureaucratiques, "corporatespeak," ou gros mots inutiles. Au lieu de « optimal », par exemple, utilisez « meilleur ». Minimisez le jargon et les acronymes. 
  • Décomposez les longs paragraphes et coupez les phrases interminables ou redondantes. L'écriture paresseuse peut faire perdre des lecteurs. Personne ne veut passer 10 minutes à relire une phrase avant de la comprendre.
  • Allez droit au but dans des lettres, des mémos et des courriels.
  • Utilisez la voix active aussi souvent que possible. Cela aidera à rendre votre écriture concise et à faire avancer le lecteur dans le document. Par exemple, au lieu d'écrire « Les propositions seront examinées par le comité de sélection », vous devriez écrire « Le comité de sélection examinera les propositions ».
  • Évitez l'humour inapproprié. Si vous devez inclure une blague ou un commentaire dans un e-mail, laissez-le pour la fin. 

Mettre en forme les documents de manière appropriée

Formatez vos documents pour qu'ils soient faciles à lire et adaptés au type de document avec lequel vous travaillez.

  • Utilisez des polices serif telles que Times New Roman pour le texte. Ils sont plus faciles à lire. (Les empattements sont les petites "queues" ou fioritures sur les lettres.) Essayez de limiter les polices sans empattement telles que Arial aux en-têtes ou aux légendes.
  • Laissez les marges irrégulières plutôt que justifiées.
  • Gardez des paragraphes courts pour éviter d'intimider les blocs de texte. Variez le nombre de lignes par paragraphe pour rendre le document plus intéressant à regarder.
  • Utilisez des listes à puces et des sous-titres pour rendre le matériel compliqué plus facile à comprendre et pour ajouter un attrait visuel.
  • Le cas échéant, utilisez des graphiques, des cartes ou d'autres dispositifs pour aider à transmettre des informations importantes, mais évitez d'encombrer le document.
  • Dans les e-mails, supprimez les en-têtes inappropriés et laissez le message d'origine afin que le lecteur puisse mettre votre réponse en contexte. N'oubliez pas que même si les e-mails peuvent être plus informels, ils constituent toujours une correspondance commerciale. Assurez-vous d'inclure une salutation et de terminer par une approbation courtoise.

Gardez des outils d'écriture à portée de main

Les correcteurs orthographiques informatiques peuvent être très utiles, mais ne comptez pas sur eux pour détecter toutes vos erreurs. Gardez quelques outils d'écriture de base à portée de main.

  • Achetez un bon dictionnaire et un thésaurus.
  • Utilisez un manuel de style tel que le Chicago Manuel de style ou la Livre de style de l'Associated Press  à titre indicatif. Un guide de style peut fournir des indications telles que les mots à mettre en majuscule et quand les abréger. Demandez à vos clients s'ils ont une préférence.
  • Si possible, demandez à un éditeur technique de réviser votre travail.

Rappelez-vous que pour bien écrire, il faut de la patience et de la pratique. La lecture d'exemples de bonne écriture - des romans aux supports marketing - peut également être inestimable pour améliorer votre propre écriture. 

Par Kristen Knight
Source : The Gail Tycer Company, www.gailtycer.com ; Le service éditorial du groupe Roberts, www.editorialservice.com ; Écriture commerciale efficace par Patrick Forsyth. Kogan Page, Ltd, 2009 ; The Business Style Handbook (2e éd.) Par Helen Cunningham et Brenda Greene. Les sociétés McGraw-Hill, 2012.

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