Résumé
Pour l’animateur de la réunion :
- Rencontrez toutes (et seulement) les personnes nécessaires pour faire le travail.
- Commencez la réunion à l’heure indiquée.
- Présentez les participants à la réunion.
Les réunions sont un excellent moyen de partager des informations et de trouver des idées avec les membres de votre équipe sur l'évolution du poste. Mais s’ils ne sont pas bien dirigés, ils peuvent être une perte de temps. Le succès d'une réunion dépend non seulement de la compétence du leader, mais aussi de l'attention de l'auditeur.
Leaders
Voici les lignes directrices pour un animateur de réunion :
- Rencontrez tous (et seulement) ceux qui sont nécessaires pour faire le travail.
- Commencez à l’heure et assurez-vous que la réunion se termine à l’heure.
- Présentez les participants à la réunion. Ayez des badges nominatifs si nécessaire.
- Établissez un ordre du jour et respectez-le. Utilisez les documents à distribuer, le cas échéant.
- Établissez des règles de réunion (par exemple, pas de conversations parallèles ; insistez sur la rapidité pour tous les participants).
- Limitez les points à l’ordre du jour.
- Évitez l’envie de résoudre des problèmes lors de la réunion (à moins que ce ne soit le point à l’ordre du jour).
- Projetez votre voix pour que tout le monde puisse vous entendre.
- Demandez si quelqu'un a des questions à différents moments de la réunion. Regardez la personne qui parle.
- Impliquez tout le monde dans le groupe. Tournez-vous vers les personnes qui n’ont pas donné d’avis et demandez-en un.
- Encouragez d’autres points de vue, la pensée critique et les désaccords constructifs.
- Gardez les aides visuelles simples.
- Reste concentrée.
- Enregistrez les éléments de suivi.
- Vérifiez la date, l’heure, le lieu et les participants de la prochaine réunion. Faites savoir à tout le monde que vous avez tenu une liste des points non abordés ce jour-là et que vous leur parlerez plus tard.
Pour une réunion à laquelle des personnes participent par téléphone ou par vidéo, n'oubliez pas de les inclure également. Gardez à l’esprit que les personnes qui sont au téléphone ne peuvent pas voir ce qui se passe dans la pièce et ne peuvent donc pas voir vos gestes ou vos aides visuelles.
À la fin de la réunion, appuyez pour conclure. Utilisez les derniers instants pour résumer les faits saillants et les décisions et reformuler toutes les missions et les délais. Terminez sur une bonne note en remerciant les participants pour leur présence et leurs contributions.
Participants
Do
- Être à l'heure
- Faites attention
- Soyez prêt et sachez ce que vous êtes censé apporter
- Participez à la discussion
- Soyez bref, précis, ciblé et poli dans vos commentaires
Don't
- Poursuivez des conversations parallèles
- Faites des blagues que tout le monde ne peut pas comprendre. Ceci est particulièrement important s’il y a des personnes au téléphone. N'oubliez pas que l'humour ne se traduit pas toujours sur les lignes téléphoniques.
Ressources
Présentation Zen : idées simples sur la conception et la livraison d'une présentation, deuxième édition, par Garr Reynolds. Nouveaux cavaliers Press, 2011.
Outils de l'esprit
www.mindtools.com
Toastmasters International
www.toastmasters.org
Résumé
Pour l’animateur de la réunion :
- Rencontrez toutes (et seulement) les personnes nécessaires pour faire le travail.
- Commencez la réunion à l’heure indiquée.
- Présentez les participants à la réunion.
Les réunions sont un excellent moyen de partager des informations et de trouver des idées avec les membres de votre équipe sur l'évolution du poste. Mais s’ils ne sont pas bien dirigés, ils peuvent être une perte de temps. Le succès d'une réunion dépend non seulement de la compétence du leader, mais aussi de l'attention de l'auditeur.
Leaders
Voici les lignes directrices pour un animateur de réunion :
- Rencontrez tous (et seulement) ceux qui sont nécessaires pour faire le travail.
- Commencez à l’heure et assurez-vous que la réunion se termine à l’heure.
- Présentez les participants à la réunion. Ayez des badges nominatifs si nécessaire.
- Établissez un ordre du jour et respectez-le. Utilisez les documents à distribuer, le cas échéant.
- Établissez des règles de réunion (par exemple, pas de conversations parallèles ; insistez sur la rapidité pour tous les participants).
- Limitez les points à l’ordre du jour.
- Évitez l’envie de résoudre des problèmes lors de la réunion (à moins que ce ne soit le point à l’ordre du jour).
- Projetez votre voix pour que tout le monde puisse vous entendre.
- Demandez si quelqu'un a des questions à différents moments de la réunion. Regardez la personne qui parle.
- Impliquez tout le monde dans le groupe. Tournez-vous vers les personnes qui n’ont pas donné d’avis et demandez-en un.
- Encouragez d’autres points de vue, la pensée critique et les désaccords constructifs.
- Gardez les aides visuelles simples.
- Reste concentrée.
- Enregistrez les éléments de suivi.
- Vérifiez la date, l’heure, le lieu et les participants de la prochaine réunion. Faites savoir à tout le monde que vous avez tenu une liste des points non abordés ce jour-là et que vous leur parlerez plus tard.
Pour une réunion à laquelle des personnes participent par téléphone ou par vidéo, n'oubliez pas de les inclure également. Gardez à l’esprit que les personnes qui sont au téléphone ne peuvent pas voir ce qui se passe dans la pièce et ne peuvent donc pas voir vos gestes ou vos aides visuelles.
À la fin de la réunion, appuyez pour conclure. Utilisez les derniers instants pour résumer les faits saillants et les décisions et reformuler toutes les missions et les délais. Terminez sur une bonne note en remerciant les participants pour leur présence et leurs contributions.
Participants
Do
- Être à l'heure
- Faites attention
- Soyez prêt et sachez ce que vous êtes censé apporter
- Participez à la discussion
- Soyez bref, précis, ciblé et poli dans vos commentaires
Don't
- Poursuivez des conversations parallèles
- Faites des blagues que tout le monde ne peut pas comprendre. Ceci est particulièrement important s’il y a des personnes au téléphone. N'oubliez pas que l'humour ne se traduit pas toujours sur les lignes téléphoniques.
Ressources
Présentation Zen : idées simples sur la conception et la livraison d'une présentation, deuxième édition, par Garr Reynolds. Nouveaux cavaliers Press, 2011.
Outils de l'esprit
www.mindtools.com
Toastmasters International
www.toastmasters.org
Résumé
Pour l’animateur de la réunion :
- Rencontrez toutes (et seulement) les personnes nécessaires pour faire le travail.
- Commencez la réunion à l’heure indiquée.
- Présentez les participants à la réunion.
Les réunions sont un excellent moyen de partager des informations et de trouver des idées avec les membres de votre équipe sur l'évolution du poste. Mais s’ils ne sont pas bien dirigés, ils peuvent être une perte de temps. Le succès d'une réunion dépend non seulement de la compétence du leader, mais aussi de l'attention de l'auditeur.
Leaders
Voici les lignes directrices pour un animateur de réunion :
- Rencontrez tous (et seulement) ceux qui sont nécessaires pour faire le travail.
- Commencez à l’heure et assurez-vous que la réunion se termine à l’heure.
- Présentez les participants à la réunion. Ayez des badges nominatifs si nécessaire.
- Établissez un ordre du jour et respectez-le. Utilisez les documents à distribuer, le cas échéant.
- Établissez des règles de réunion (par exemple, pas de conversations parallèles ; insistez sur la rapidité pour tous les participants).
- Limitez les points à l’ordre du jour.
- Évitez l’envie de résoudre des problèmes lors de la réunion (à moins que ce ne soit le point à l’ordre du jour).
- Projetez votre voix pour que tout le monde puisse vous entendre.
- Demandez si quelqu'un a des questions à différents moments de la réunion. Regardez la personne qui parle.
- Impliquez tout le monde dans le groupe. Tournez-vous vers les personnes qui n’ont pas donné d’avis et demandez-en un.
- Encouragez d’autres points de vue, la pensée critique et les désaccords constructifs.
- Gardez les aides visuelles simples.
- Reste concentrée.
- Enregistrez les éléments de suivi.
- Vérifiez la date, l’heure, le lieu et les participants de la prochaine réunion. Faites savoir à tout le monde que vous avez tenu une liste des points non abordés ce jour-là et que vous leur parlerez plus tard.
Pour une réunion à laquelle des personnes participent par téléphone ou par vidéo, n'oubliez pas de les inclure également. Gardez à l’esprit que les personnes qui sont au téléphone ne peuvent pas voir ce qui se passe dans la pièce et ne peuvent donc pas voir vos gestes ou vos aides visuelles.
À la fin de la réunion, appuyez pour conclure. Utilisez les derniers instants pour résumer les faits saillants et les décisions et reformuler toutes les missions et les délais. Terminez sur une bonne note en remerciant les participants pour leur présence et leurs contributions.
Participants
Do
- Être à l'heure
- Faites attention
- Soyez prêt et sachez ce que vous êtes censé apporter
- Participez à la discussion
- Soyez bref, précis, ciblé et poli dans vos commentaires
Don't
- Poursuivez des conversations parallèles
- Faites des blagues que tout le monde ne peut pas comprendre. Ceci est particulièrement important s’il y a des personnes au téléphone. N'oubliez pas que l'humour ne se traduit pas toujours sur les lignes téléphoniques.
Ressources
Présentation Zen : idées simples sur la conception et la livraison d'une présentation, deuxième édition, par Garr Reynolds. Nouveaux cavaliers Press, 2011.
Outils de l'esprit
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Toastmasters International
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